Ce que vous allez automatiser, et ce que vous ne devez pas
Automatiser les achats dans Odoo, ce n'est pas laisser le logiciel commander seul dans votre dos. C'est faire calculer par Odoo quoi commander, en quelle quantité, à quel fournisseur et quand, puis garder la main sur la validation. Bien réglée, cette mécanique supprime la saisie répétitive et les ruptures dues à un oubli. Mal réglée, elle génère des commandes fantômes et du surstock.
Ce guide couvre la logique de bout en bout : la fiche article et le fournisseur, les règles de réassort, le planificateur, les délais, les accords-cadres et le contrôle des factures. Il s'adresse à une PME qui gère du négoce, de la distribution ou une production avec des composants à racheter régulièrement.
Points clés
- Les règles de réassort (stock minimum et maximum) sont le cœur de l'automatisation des achats.
- Odoo ne commande jamais tout seul par défaut : c'est le planificateur qui propose, vous validez.
- Sans délais fournisseurs et stock de sécurité justes, l'automatisation commande trop tôt ou trop tard.
- Odoo fait du min/max, pas de la prévision statistique de la demande : pour ça, il faut un outil dédié.
Les briques Odoo qui entrent en jeu
L'automatisation des achats repose sur deux applications qui travaillent ensemble : Achats et Inventaire. La première gère les fournisseurs, les demandes de prix et les bons de commande. La seconde gère le stock, les règles de réassort et le calcul du disponible. Sans l'application Inventaire, vous pouvez saisir des commandes, mais pas automatiser leur déclenchement sur la base du stock.
Le module Achats existe aussi bien dans la version Community (gratuite) que Enterprise. Les règles de réassort et le planificateur sont disponibles dans les deux. Enterprise apporte surtout le confort d'interface, l'application mobile et certaines automatisations avancées, mais le mécanisme de réassort décrit ici fonctionne dans les deux éditions.
Étape 1 : préparer la fiche article et le fournisseur
Rien ne s'automatise proprement si la donnée de base est fausse. Avant toute règle, chaque article à racheter doit être configuré ainsi.
L'article doit avoir le type Stockable (et non Consommable ou Service), sinon Odoo ne suit pas ses quantités et ne peut pas déclencher de réassort. Dans l'onglet Achats de la fiche article, renseignez au moins un fournisseur avec son prix et, surtout, son délai de livraison (le nombre de jours entre la commande et la réception). Ce délai est la variable la plus souvent oubliée, et c'est elle qui détermine si vous commandez à temps.
Si vous avez plusieurs fournisseurs pour le même article, l'ordre de la liste compte : Odoo propose par défaut le premier fournisseur de la liste. Vous pouvez aussi définir des quantités minimales et des prix par palier via la liste de prix fournisseur.
| Champ à vérifier | Où | Effet si mal rempli |
|---|---|---|
| Type Stockable | Fiche article, onglet Général | Aucun réassort possible |
| Fournisseur et prix | Onglet Achats | Demande de prix vide ou fausse |
| Délai de livraison | Ligne fournisseur | Commande trop tard, rupture |
| Route Acheter | Onglet Inventaire | Réassort ne sait pas quoi faire |
Étape 2 : créer les règles de réassort
La règle de réassort (aussi appelée règle de stock minimum, ou order point) est la brique centrale. Elle dit à Odoo : pour cet article, dans cet entrepôt, maintiens un stock entre une quantité minimale et une quantité maximale.
Le principe est simple. Dès que le stock prévisionnel passe sous le minimum, Odoo prévoit de racheter de quoi remonter au maximum. Exemple concret : minimum 20, maximum 100. Le stock prévisionnel tombe à 15, Odoo propose de commander 85 unités pour atteindre 100. Vous pouvez aussi imposer un multiple de commande, par exemple des cartons de 12, pour coller au conditionnement du fournisseur.
Un point important : Odoo raisonne sur le stock prévisionnel, pas sur le stock physique. Il tient compte des commandes clients à livrer et des commandes fournisseurs déjà en cours. Vous évitez ainsi de recommander un article déjà en route.
On crée ces règles depuis l'application Inventaire, via le rapport de réassort, ou directement depuis la fiche article. Pour une PME qui démarre, mieux vaut poser des règles sur les 20 à 50 références qui tournent le plus, plutôt que sur tout le catalogue d'un coup.
Étape 3 : comprendre le déclenchement automatique ou manuel
Beaucoup de PME croient qu'une règle de réassort passe commande toute seule. Ce n'est vrai que si vous le décidez explicitement. Chaque règle a un mode de déclenchement.
En mode manuel, la règle alimente le rapport de réassort : Odoo affiche ce qu'il faut commander, et vous cliquez pour générer les demandes de prix. C'est le mode recommandé au démarrage, car vous gardez un œil sur chaque proposition avant qu'elle ne devienne une commande.
En mode automatique, c'est le planificateur qui traite la règle sans intervention. Le planificateur (le fameux "run scheduler" ou planificateur MRP) est une tâche programmée qui tourne généralement une fois par jour. À chaque passage, il recalcule les besoins et génère les demandes de prix pour les règles en mode automatique. Vous pouvez aussi le lancer manuellement depuis Inventaire pour voir le résultat immédiatement.
Notre conseil : démarrez tout en manuel pendant quelques semaines, vérifiez que les propositions ont du sens, puis basculez en automatique les références stables et sans surprise. Gardez en manuel les articles chers, saisonniers ou à fournisseur unique.
Étape 4 : régler les délais pour commander au bon moment
Le réassort ne sert à rien s'il déclenche au mauvais moment. Trois délais se combinent dans Odoo, et il faut les distinguer.
Le délai fournisseur est porté par la ligne fournisseur de l'article : c'est le temps que met ce fournisseur à livrer. Le délai de sécurité achat est une marge que vous ajoutez pour absorber les aléas, par exemple commander deux jours plus tôt que le strict nécessaire. Le délai de préparation interne (jours pour acheter) représente le temps administratif entre le besoin détecté et l'envoi effectif de la commande.
Odoo additionne ces délais pour calculer la date à laquelle il doit déclencher l'achat afin que la marchandise arrive avant la rupture. Si vous constatez des ruptures malgré vos règles, c'est presque toujours un délai sous-estimé. Si vous constatez du surstock, c'est souvent un délai de sécurité trop généreux ou un maximum trop haut.
Étape 5 : accords-cadres et fournisseurs récurrents
Quand vous rachetez toujours les mêmes articles au même fournisseur, saisir une commande à chaque fois est une perte de temps. Odoo propose les accords-cadres (ou bons de commande ouverts). Vous négociez une fois des prix et des conditions sur une période, puis chaque réassort pioche dans cet accord au tarif convenu, sans renégocier.
C'est particulièrement utile pour les consommables, les emballages ou les composants récurrents. L'accord-cadre agit comme une liste de prix privilégiée : quand une règle de réassort déclenche un achat pour un article couvert, Odoo applique automatiquement le fournisseur et le prix de l'accord. Vous industrialisez ainsi la partie négociation, pas seulement la partie saisie.
Odoo permet aussi la mise en concurrence : lancer une demande de prix à plusieurs fournisseurs et comparer les réponses avant de trancher. C'est le complément utile pour les achats ponctuels ou stratégiques, là où l'automatisation par règle n'a pas de sens.
Étape 6 : fermer la boucle avec le contrôle des factures
Automatiser l'achat sans sécuriser la facture, c'est laisser une porte ouverte aux erreurs de paiement. Odoo relie la commande, la réception et la facture fournisseur.
Vous choisissez une politique de contrôle des factures : facturer sur les quantités commandées ou sur les quantités reçues. Facturer sur les quantités reçues est plus prudent, car vous ne payez que ce qui est réellement arrivé. Odoo propose aussi un rapprochement à trois niveaux (commande, réception, facture) qui signale si une facture fournisseur peut être payée en toute sécurité ou si elle présente un écart. Vous évitez ainsi de régler une facture pour des marchandises jamais livrées.
C'est cette boucle complète, de la règle de réassort jusqu'au bon à payer, qui fait passer les achats d'une suite de saisies manuelles à un processus tenu.
Quand Odoo n'est PAS la bonne réponse
Soyons honnêtes sur les limites. Le réassort d'Odoo repose sur une logique min/max et sur des délais que vous fixez. Ce n'est pas un outil de prévision statistique de la demande. Odoo ne calcule pas de saisonnalité fine, ne fait pas d'optimisation multi-entrepôts avancée et n'anticipe pas les tendances à partir d'un historique de ventes complexe.
Si votre métier repose sur des prévisions pointues (grande distribution, références à forte saisonnalité, gestion multi-échelons), un outil de planification dédié (APS) branché sur Odoo sera plus pertinent que les règles natives. De même, si vous ne stockez presque rien parce que vous vendez surtout des services, automatiser le réassort n'a pas d'intérêt : concentrez-vous ailleurs.
Enfin, l'automatisation ne rattrape pas une donnée sale. Des délais fournisseurs faux, des stocks non à jour ou des articles mal typifiés produiront de mauvaises commandes, plus vite qu'avant. La bonne séquence est donc toujours : fiabiliser la donnée, poser les règles en manuel, vérifier, puis automatiser ce qui est stable.